Quais documentos fiscais serão afetados?

A Receita Federal relaciona diferentes documentos que deverão contemplar as informações de IBS e CBS conforme seus respectivos leiautes e notas técnicas.

Entre eles estão:

• NF-e — Nota Fiscal Eletrônica;

• NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica;

• NFS-e — Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;

• CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico;

• CT-e OS — Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços;

• NFCom — Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica;

• NF3e — Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica;

• BP-e — Bilhete de Passagem Eletrônico;

• Outros documentos definidos em regulamentação específica.

Nem todas as empresas utilizam os mesmos documentos. Por isso, o primeiro passo é identificar quais modelos fazem parte da operação e verificar se os respectivos sistemas já estão preparados.

O que acontece se a empresa não se adequar?

Com a ativação das novas validações, documentos incompletos ou preenchidos de maneira incompatível com os leiautes poderão ser rejeitados.

Na prática, uma rejeição pode impedir a conclusão da emissão da nota fiscal. Dependendo da operação, isso pode causar:

• Atrasos no faturamento;

• Dificuldade para liberar mercadorias;

• Interrupções em processos de venda;

• Problemas no recebimento de clientes;

• Retrabalho para as equipes financeira e fiscal;

• Divergências entre os sistemas da empresa;

• Risco de descumprimento de obrigações acessórias.

A adequação, portanto, não deve ser tratada apenas como responsabilidade do escritório contábil. Ela envolve também o sistema emissor, o cadastro de produtos e serviços, os processos internos e as pessoas responsáveis pelo faturamento.

O sistema de emissão atualizará tudo automaticamente?

Depende do fornecedor e da estrutura utilizada pela empresa.

Os sistemas precisam receber as atualizações técnicas necessárias para disponibilizar os novos campos e aplicar as regras de validação. Entretanto, a atualização do software não garante, sozinha, que todas as informações serão preenchidas corretamente.

A empresa também poderá precisar revisar:

• Cadastro de produtos e serviços;

• Classificações fiscais aplicáveis;

• Natureza das operações;

• Regras utilizadas nas entradas e saídas;

• Parâmetros fiscais do sistema;

• Integrações com marketplaces e plataformas;

• Emissão de notas por filiais ou diferentes unidades;

• Processos de devolução, cancelamento e ajustes;

• Responsáveis pela conferência dos documentos.

O sistema fornece a estrutura técnica. A qualidade das informações depende da configuração, dos cadastros e da orientação tributária adotada.

Como preparar sua empresa para a mudança

A adequação deve envolver contabilidade, gestão, tecnologia e operação. Confira um roteiro prático:

1. Identifique os documentos utilizados

Liste todos os tipos de documentos fiscais emitidos pela empresa, incluindo operações realizadas por sistemas próprios, plataformas ou integrações.

2. Entre em contato com o fornecedor do sistema

Confirme se o emissor já foi atualizado para os novos leiautes e se existe alguma ação pendente por parte da empresa.

Pergunte especificamente:

• A versão instalada já contém os campos de IBS e CBS?

• É necessário realizar uma atualização manual?

• Existem novos parâmetros que precisam ser configurados?

• O sistema oferece ambiente de teste?

• As integrações também foram atualizadas?

3. Revise os cadastros fiscais

Dados inconsistentes podem gerar cálculos incorretos ou rejeições. Produtos, serviços e operações precisam estar devidamente classificados conforme a realidade da empresa.

4. Realize testes de emissão

Não espere a ativação definitiva das validações. Sempre que possível, emita documentos em ambiente de teste e confira se os campos estão sendo preenchidos adequadamente.

5. Alinhe sistema e contabilidade

O fornecedor do software cuida da estrutura tecnológica, enquanto o acompanhamento contábil auxilia na interpretação das regras e na configuração dos parâmetros fiscais.

A comunicação entre essas partes reduz o risco de informações contraditórias.

6. Oriente a equipe responsável pelo faturamento

As pessoas que emitem e conferem notas precisam conhecer os novos campos, possíveis mensagens de rejeição e o procedimento interno para correção.

7. Crie um plano de contingência

Defina quem deverá ser acionado caso as notas sejam rejeitadas após a mudança. Tenha os contatos do suporte técnico e da contabilidade disponíveis para evitar paralisações prolongadas.

Checklist de adequação ao IBS e à CBS

Use esta lista para verificar a situação da sua empresa:

• Identificamos todos os documentos fiscais emitidos;

• Confirmamos a atualização do sistema emissor;

• Verificamos as integrações com outras plataformas;

• Revisamos os cadastros de produtos e serviços;

• Conferimos os parâmetros fiscais das operações;

• Realizamos testes de emissão;

• Orientamos os responsáveis pelo faturamento;

• Definimos como tratar possíveis rejeições;

• Alinhamos as mudanças com a contabilidade;

• Criamos uma rotina de acompanhamento das novas regras.

Se vários itens ainda estiverem pendentes, a empresa deve priorizar a revisão antes da ativação definitiva das validações.

E as empresas do Simples Nacional?

As empresas optantes pelo Simples Nacional possuem regras específicas e não devem aplicar automaticamente todas as orientações destinadas ao regime regular.

O comunicado sobre a obrigatoriedade operacional a partir de 3 de agosto de 2026 trata expressamente das empresas do regime regular.

Para o Simples Nacional, uma mudança importante ocorrerá em setembro de 2026. Entre 1º e 30 de setembro, as micro e pequenas empresas poderão decidir se, em 2027, recolherão IBS e CBS:

• Dentro da guia única do Simples Nacional; ou

• Pelo regime regular, fora da guia do Simples.

Segundo o Comitê Gestor do Simples Nacional, a escolha realizada em setembro terá validade para o primeiro semestre de 2027. Quem não optar pelo regime regular continuará, nesse período, com os dois tributos dentro da guia única.

A decisão deve considerar o perfil dos clientes, a geração de créditos, os custos da operação e os impactos financeiros. Não é uma escolha que deve ser feita somente pela comparação de alíquotas.

As regras e os prazos estão detalhados no comunicado oficial do Simples Nacional.

Importante: a regra de opção em setembro não se aplica ao MEI. Para o SIMEI, o calendário informado pelo Comitê Gestor permanece diferente.

A mudança representa aumento de impostos?

Não necessariamente.

O destaque de IBS e CBS em 2026 faz parte do período de testes da Reforma Tributária. A inclusão dos campos nos documentos fiscais não significa, por si só, que toda empresa terá um aumento imediato da carga tributária.

O impacto efetivo dependerá de diversos fatores, como:

• Regime tributário;

• Tipo de atividade;

• Operações realizadas;

• Possibilidade de aproveitamento de créditos;

• Perfil de clientes e fornecedores;

• Benefícios fiscais existentes;

• Estrutura de custos;

• Etapa do cronograma de transição.

Por isso, não é recomendável chegar a uma conclusão com base apenas na alíquota de teste de 1%.

Por que 2026 é importante mesmo sendo um ano de teste?

Porque é durante esse período que empresas, fornecedores de sistemas e administrações tributárias validarão o funcionamento do novo modelo.

Problemas encontrados em 2026 podem revelar:

• Cadastros fiscais desatualizados;

• Processos manuais vulneráveis a erros;

• Sistemas sem atualização;

• Falhas de integração;

• Dificuldades na classificação das operações;

• Falta de alinhamento entre contabilidade e gestão;

• Necessidade de treinamento das equipes.

A empresa que utiliza o período de testes para organizar seus processos estará mais preparada para as próximas etapas da transição.

Perguntas frequentes

Quando os campos de IBS e CBS se tornam obrigatórios?

Para empresas do regime regular, o Comitê Gestor do IBS informou que as validações operacionais passam a ser aplicadas em 3 de agosto de 2026.

Qual será a alíquota em 2026?

A alíquota de teste informada é de 1%, composta por 0,9% de CBS e 0,1% de IBS.

A empresa terá que pagar IBS e CBS em 2026?

Os contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias previstas poderão ser dispensados do recolhimento durante o ano de teste. O preenchimento dos documentos, porém, continua sendo necessário.

O que acontece se os campos não forem preenchidos?

Os sistemas autorizadores poderão rejeitar os documentos fiscais eletrônicos que não apresentarem as informações obrigatórias.

O Simples Nacional também precisa se adequar em agosto?

O comunicado de 3 de agosto é direcionado às empresas do regime regular. Empresas do Simples possuem regras próprias e deverão avaliar, em setembro de 2026, a forma de recolhimento do IBS e da CBS para 2027.

A atualização depende apenas da contabilidade?

Não. A adequação envolve o escritório contábil, os fornecedores de sistemas, a equipe responsável pelo faturamento e os processos internos da empresa.

PIS, Cofins, ICMS e ISS deixam de existir em agosto?

Não. A substituição dos tributos atuais ocorrerá gradualmente, conforme o cronograma da Reforma Tributária. A transição completa está prevista para 2033.

Sua empresa está preparada para essa mudança?

A obrigatoriedade dos novos campos representa uma mudança técnica, fiscal e operacional. Esperar a rejeição das primeiras notas para revisar o sistema pode causar interrupções no faturamento e retrabalho para a equipe.

A MBI pode ajudar sua empresa a analisar os processos atuais, revisar as informações fiscais e acompanhar as adequações necessárias para a transição.